Arbeitgeber müssen ab 1. Januar 2010 die Einkommens- und Beschäftigungsdaten für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten an eine Zentrale Speicherstelle (ZSS) senden. Die sogenannte „ELENA-Meldung“ wird zeitgleich mit der monatlichen Entgeltabrechnung erstattet.
Durch das neue elektronische Verfahren können ab dem 1. Januar 2012
entfallen. Die elektronischen Meldungen ab Januar 2010 dienen dazu, die Datenbasis für die Leistungsgewährung der betroffenen Bereiche aufzubauen. Dadurch wird der Datenabruf der Bundesagentur für Arbeit, der Wohngeld- sowie Elterngeldstellen im Jahr 2012 sichergestellt. Bis zu diesem Zeitpunkt werden weiterhin die bekannten Belege verwandt.
Anders als beim anlassbezogenen DEÜV-Meldeverfahren werden monatlich für alle Arbeitnehmer ELENA-Meldungen fällig. Dies gilt auch bei gleichbleibendem Einkommen oder durchgängigen Fehlzeiten. Darüber hinaus sind alle Arbeitgeber verpflichtet, ihre Arbeitnehmer darüber zu informieren, dass die jeweiligen Entgeltdaten an die ZSS bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung übermittelt wurden. Dazu genügt eine generelle Information auf der Verdienstabrechnung. Bei Fehlern bzw. Korrekturen müssen – analog zum DEÜV-Meldeverfahren – Stornierungen bzw. Neumeldungen des Datensatzes vorgenommen werden. Als Ordnungsmerkmal beim ELENA-Verfahren gilt die bekannte Versicherungsnummer der Rentenversicherung. Beamte, Richter und Soldaten, für die noch keine Versicherungsnummer vergeben wurde, erhalten künftig hierfür eine Verfahrensnummer von der ZSS. Der Antrag für die Verfahrensnummer kann automatisch aus VOKS-LOHN beim Erfassen von Personal-Daten gestellt werden.
Die Übermittlung der ELENA-Entgeltmeldungen darf nur aus einem systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogramm wie z. B. VOKS-LOHN erfolgen. Die Datensätze werden im Rahmen der monatlichen Abrechnung ohne weitere Erfassungsarbeiten generiert und an die ZSS – analog dem DEÜV-Meldeverfahren mittels Datenübertragung – übersandt. Der neue Datenweg an die ZSS bedeutet lediglich eine weitere Annahmestelle, das heißt, die Daten können wie gewohnt übertragen werden. Voraussetzung für die Übermittlung aus VOKS-LOHN ist lediglich ein gültiges PKCS#7- DAKOTA-Zertifikat.
Weitere Informationen zu ELENA finden Sie im Internet: www.das-elena-verfahren.de.
(Quelle: AOK-Newsletter, November 2009)
Stand: 03.11.2009
| VOKS-Home | VOKS-Software | Bestellung | VOKS-Profil | Links | Kontakt | Impressum | Copyright VOKS GmbH Bremen