VOKS-SCAN - Elektronischer Belegaustausch für die Finanzbuchhaltung

Scannen > Datensatz erstellen > Kontierung vorbereiten > Daten und Belege austauschen
Optimal automatisiert - geringe Reibungsverluste

> Häufige Fragen zu VOKS-SCAN (PDF)

Das Produkt VOKS-SCAN ist aus der Praxis heraus geboren, denn Ideen- und Impulsgeber sowie federführender Entwickler ist ein praktizierender Steuerberater.

Das Konzept dieser Software setzt auf eine 3-Punkt-Architektur:

1. Der Mandant scannt seine Belege, OCR sorgt für die automatische Texterkennung (im Hintergrund arbeitet ein lernendes System), dem Mandanten wird ein „elektronischer Zahlungsträger“ bereitgestellt; hier kontrolliert und editiert er ggf. die Daten. Er erhält nicht nur ein elektronisches Belegarchiv, sondern ein Rechnungseingangsbuch, Zahlungs(vorschlags-) und offene Postenlisten, ggf. ein Kassenbuch, kann Zahlungsverkehrssätze für sein Online-Banking-Programm erzeugen, Datensätze aus seinem Online-Banking-Programm einlesen usw. Alle Daten für Personenkonten fallen bereits beim Mandanten an und werden hier erzeugt.
2. Der Mandant ist automatisch mit einem Rechenzentrums-Server der VOKS GmbH verbunden. Über diesen Server werden nicht nur die Belege „transportiert“ sondern auch – für den Mandanten gar nicht sichtbar – die automatisch im Hintergrund generierten Buchungssätze.
3. Das Berater-Modul holt die elektronischen Belege sowie die vorbereiteten Buchungssätze automatisch ab; damit verfügt der Steuerberater über eine exakte Kopie des Belegarchivs; zeitkritische Online-Abrufe bei Zugriff auf einen Beleg entfallen damit. Die Buchungssätze werden vom Berater vervollständigt, für Rückfragen wird ggf. automatisch eine E-Mail an den Mandanten abgesetzt. Nach Abschluss der Bearbeitung können die Buchungssätze u. a. im DATEV-Format exportiert und in die Finanzbuchhaltung eingelesen werden. Im Ergebnis wird damit nicht nur ein elektronisches Belegarchiv aufgebaut, sondern auch Zahlungsverkehr und OPOS auf den Mandanten verlagert. Die Steuerkanzlei kann nicht nur tagaktuell buchen, sondern begegnet effizient dem Kostendruck.  

OCR – Chancen und Grenzen

Die für den Belegscan angepasste OCR ist sehr „treffsicher“. Doch je nach Vorlage hat auch die Erkennungsfähigkeit der OCR Grenzen. Diese Grenzen erweitert sie zwar noch einmal durch integrierte Lernroutinen, die die OCR für spätere ähnliche Fälle sensibilisiert.

Dennoch gibt es Grenzen. Insbesondere deshalb, weil VOKS-SCAN zum Einsatz beim Mandanten optimiert ist. Daher steht die einfache Bedienung im Vordergrund.

Automatische Aufbereitung der Belege: "Mandant plus"   

Alternativ kann der Mandant wahlweise seine gescannten Belege zur Aufbereitung mit VOKS-SCAN versenden und erhält diese nach ca. 1 Tag fix und fertig incl. seiner kompletten Zahlungssätze - einschl. Vorkontierung - zurück. Kosten dafür: weniger als 10 Ct/Beleg. Dieser Weg - Mandant plus - bietet sich insbesondere für Mandanten mit hohem Belegaufkommen an. Abgerechnet wird dieses Verfahren über Gutscheine, die der Mandant erhält.

Weitere Informationen: Handbücher online

Da der Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung über die DATEV-Schnittstelle erfolgt, ist VOKS-SCAN für jeden Mandanten geeignet, der mit Buchungskreisen für Debitoren und Kreditoren gebucht wird. Damit empfiehlt sich VOKS-SCAN aber nicht nur für Anwender der VOKS-FIBU sondern auch bei Einsatz von DATEV-Rechnungswesen. Weitere Informationen ergeben sich aus den Handbüchern:

• Installation Mandanten-Modul
• Arbeiten mit dem Mandanten-Modul
• Installation Berater-Modul
• Arbeiten mit dem Berater-Modul
• Mustermandant zur Demonstration beim Mandanten
• Mandant plus: Die vollständige Belegaufbereitung
   

Preise	Einzelpreis
VOKS-SCAN Berater-Modul	990 EUR*  (5203)
–  "  –    für Anwender der VOKS-FIBU	490 EUR*  (5200)
	Monatspreis
VOKS-SCAN Mandanten-Modul (bis 1.000 Belege pro Monat) je (nur für StB mit Berater-Modul)	29 EUR** (5202)
	Gutscheinpreis
VOKS-SCAN - Mandant plus (Gutscheine für zusätzliche Belegaufbereitung)
- Basis (100 Transaktionen)	9,86 EUR*
- Premium (500 Transaktionen)	44,90 EUR*
- Gold (2.500 Transaktionen)	229,00 EUR*
- Platin (10.000 Transaktionen)	949,00 EUR*
* Einmaliger Erwerbspreis zzgl. USt ** Monatlicher Preis zzgl. USt

Video-Clips

Erste Schritte mit der Software und besondere Features - bequem als Video ansehen.

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- Das Konzept
- Berater: Programmfenster
- Berater: Mandanten anlegen
- Mandant: Programmfenster
- Mandant: Daten anlegen
- Mandant: Belege scannen

Programm-Screenshot

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